EL primer paso para lograr arrancar un proyecto con garantías es definir con extrema concrección los objetivos y el alcance de un proyecto.
¿Por qué son importantes los objetivos?
Lo son principalmente por 5 razones:
- Ayudan a acotar el alcance real del proyecto y son la base de la toma de decisiones durante la ejecución del proyecto.
- Su validación con el cliente (ya sea interno o interno) incrementa la capacidad de satisfacción de sus expectativas.
- Permite involucrar a todas las partes interesadas y miembros del proyecto en base a unas metas claras por lo que estos objetivos deben ser comunicados
- Es una base fundamental para la planificación del proyecto, ya que permite definir con acierto las tareas a realizar, en cuánto tiempo y por parte de quién. Además, una vez que los objetivos están priorizados es posible ordenar y distribuir los esfuerzos a realizar en base a dichas prioridades.
- Sin objetivos previos claros es imposible monitorizar la evolución del proyecto ni medir su éxito final.
¿Cómo deben ser estos objetivos?
A la hora de definir un objetivo, éste debe quedar enunciado de forma clara. Una técnica frecuentemente utilizada para poder evaluar si los objetivos están correctamente definidos es verificar si son “SMART”, acrónimo de las siguientes características:
- Específicos (Specific): Claros sobre qué, por quién, dónde, cuándo y cómo va a conseguirse;
- Medibles (Measurable): que sea posible cuantificarlos;
- Realizables (Achievable): debe ser posible logralos con los medios y capacidades disponibles;
- Realistas (Realistic): que sea posible alcanzarlos en el tiempo y forma previsto;
- Limitado en tiempo (Time bound): debe fijarse el periodo de tiempo en el que se debe completar cada uno de ellos.
Un ejemplo de un objetivo enunciado correctamente puede ser:
“Reducir el tiempo de reparto en un tercio antes del 31 de diciembre mediante la implantación de un sistema automático de cálculo de rutas a través de la ciudad basado en la densidad de tráfico.”
Éste es un objetivo claro sobre lo que se quiere conseguir y cómo, medible con el número de días de reparto, realizable y realista (asumimos que sí, aunque esto evidentemente depende de los recursos disponibles) y acotado en el tiempo pues tiene una fecha clara de fin del proyecto.
Ahora, os animamos a reflexionar sobre un proyecto en el que estéis inmersos en este momento. ¿Los objetivos perseguidos han definidos claramente antes de iniciar el proyecto y consensuados con el cliente? ¿Han sido comunicados a todos los participantes en el mismo y otras partes afectadas? ¿Cumplen con las características así? Si no es así, tranquilos, no es un drama, pero tal vez es el momento de hacerlo antes de que sea demasiado tarde. Su revisión es posible que suponga una necesaria replanificación del proyecto pero es un esfuerzo que valdrá la pena y minimizará el riesgo de fracaso del proyecto.
Esperamos que este artículo os haya servido de ayuda y antes de iniciar el próximo proyecto verifiquéis que habéis definido correctamente los objetivos del proyecto. Os recordamos que debe hacerse antes del inicio del proyecto y previamente a la planificación del mismo.